Te encargas de expedientes, presupuestos, documentación y proveedores. Pero llega un evento y, de repente, también tienes que ocuparte de las acreditaciones, las bolsas, los programas y todo el material que debe estar preparado. ¿En qué momento te convertiste en responsable de logística?
La gestión de material para eventos no suele ser la primera responsabilidad que imaginas cuando trabajas en una oficina administrativa. Sin embargo, basta con que se organicen unas jornadas, una feria o un encuentro institucional para que aparezcan tareas que nadie había previsto.
Y muchas veces acaban sobre la misma mesa. La tuya.
«¿Puedes encargarte tú del material?»
La frase parece inofensiva.
Estás trabajando en un departamento municipal, una institución pública o una oficina administrativa. Tienes tus expedientes, tus plazos y tus tareas habituales.
Pero se acerca un evento y empiezan las preguntas:
—¿Han llegado las bolsas?
—¿Dónde dejamos las cajas de los programas?
—¿Quién prepara las acreditaciones?
—¿Tenemos listas las carpetas para los asistentes?
Y, casi sin darte cuenta, además de tu trabajo habitual, estás llamando a proveedores, buscando un espacio para las entregas y organizando el material promocional para eventos.
Lo que parecía un pequeño favor termina convirtiéndose en otra responsabilidad.
No es que no sepas hacerlo. Es que probablemente tienes otras veinte cosas que hacer.
Una cosa es tramitar un pedido. Otra, preparar 200 bolsas.
Gestionar la documentación de un proveedor, comprobar una factura o tramitar un expediente son tareas diferentes a recibir mercancía, manipular productos o preparar materiales para los participantes de un evento.
Imagina que se organizan unas jornadas para 200 asistentes.
La imprenta entrega los programas. Otro proveedor envía las carpetas. Un tercero prepara las acreditaciones y otro suministra los obsequios.
Hasta aquí, cada empresa ha cumplido su parte.
Pero alguien tiene que reunirlo todo, comprobar que están los elementos necesarios y preparar cada conjunto.
Y ahí aparece una pregunta que rara vez protagoniza las reuniones de organización:
¿Quién va a hacer físicamente ese trabajo?
Porque el material puede estar comprado, pagado y entregado sin estar preparado para utilizarse.
El problema no son las cajas. Son las interrupciones.
Suena el teléfono. Hay una consulta pendiente. Tienes que terminar un documento.
Entonces llega el repartidor.
Hay que atender la entrega, comprobar dónde puede dejarse el material y localizar a la persona responsable.
Vuelves a tu mesa.
Al rato, otro proveedor llama porque necesita instrucciones. Después alguien pregunta si ya se pueden preparar los kits.
No siempre hablamos de grandes tareas, sino de pequeñas interrupciones que se acumulan durante la jornada.
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) aborda la carga de trabajo, las exigencias organizativas y otros factores psicosociales que pueden afectar a las condiciones laborales.
Por eso, cuando una actividad añade nuevas responsabilidades a un equipo, conviene analizar cómo se distribuyen y con qué recursos se cuenta.
Fuente: INSST — Riesgos psicosociales.
La cuestión no es dramatizar una entrega de cajas.
Es reconocer que el tiempo dedicado a resolver tareas imprevistas también forma parte del trabajo, aunque no estuviera contemplado en la planificación inicial.
La organización de eventos en administraciones públicas también necesita recursos operativos
En muchos eventos institucionales, las funciones administrativas y de organización conviven con necesidades materiales muy concretas.
Unas jornadas de formación, una campaña informativa, una actividad cultural o un encuentro profesional pueden requerir programas, acreditaciones, carpetas, folletos y otros materiales.
Y todo eso necesita preparación.
Sin embargo, supervisar una actividad no implica necesariamente disponer del tiempo, el espacio o los medios para gestionar físicamente sus materiales.
Aquí es donde conviene distinguir entre dos responsabilidades:
Gestión administrativa: documentación, tramitación, seguimiento de proveedores y supervisión de los encargos.
Gestión operativa: recepción de materiales, comprobación de entregas, agrupación de productos y preparación de los conjuntos que se utilizarán.
Ambas funciones deben estar coordinadas, pero no tienen por qué recaer en la misma persona.
¿Y si la gestión de material para eventos estuviera prevista desde el principio?
Antes de aceptar que todas esas tareas terminen sobre tu mesa, hay tres preguntas que merece la pena plantear:
¿Quién se encargará de preparar físicamente los materiales?
No basta con saber qué proveedor entrega cada producto. También hay que definir quién realizará las tareas posteriores.
¿Disponemos de personal, tiempo y espacio para hacerlo?
Una sala de reuniones no siempre es el lugar adecuado para clasificar mercancía o preparar decenas de paquetes.
¿Es necesario incorporar apoyo logístico?
Dependiendo de las necesidades y recursos de la organización, puede valorarse la prestación de un servicio especializado para la recepción y preparación del material.
En el caso de las administraciones públicas, cualquier contratación deberá ajustarse a los procedimientos aplicables.
La Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, contempla la necesidad de justificar las prestaciones contratadas y, en los expedientes de contratación de servicios, la insuficiencia de medios en los términos previstos por la norma.
No significa que todas estas tareas deban externalizarse. Significa que conviene identificar los recursos necesarios antes de que llegue el día del evento.
Preparación de kits para eventos: un trabajo que no tiene por qué hacerse en la oficina
Pongamos un ejemplo.
Necesitas entregar a cada asistente una bolsa con el programa de las jornadas, una carpeta, información institucional y un pequeño obsequio.
Cada elemento procede de un proveedor diferente.
La preparación de kits para eventos permite agrupar esos materiales según unas instrucciones definidas, comprobar su composición y dejarlos listos para su distribución.
Es una tarea operativa que requiere organización y medios, pero que no tiene por qué realizar necesariamente el equipo administrativo que coordina la actividad.
Lo mismo ocurre con la recepción de materiales anticipados, su clasificación o la preparación de pedidos para distintos destinatarios.
No necesitas convertir tu oficina en un almacén improvisado para que el evento salga adelante.
Logística de eventos en Mallorca: deja la parte operativa en manos especializadas
En LOGIPALMA trabajamos con empresas y organizaciones que necesitan gestionar físicamente sus materiales promocionales.
Ofrecemos servicios de recepción, control, almacenaje y preparación de pedidos y kits, además de la distribución en Mallorca y la coordinación de envíos a Ibiza y Menorca.
Podemos recibir materiales procedentes de distintos proveedores y prepararlos según las necesidades acordadas para cada proyecto.
Así, quien organiza la actividad puede continuar supervisando su desarrollo sin asumir necesariamente la manipulación y preparación del material.
Puedes consultar nuestros servicios de logística promocional en Baleares para conocer las soluciones disponibles.
Tu trabajo ya tiene suficientes responsabilidades
La próxima vez que alguien te pregunte si puedes encargarte también de las bolsas, las acreditaciones y las cajas del evento, quizá la respuesta no tenga que ser un sí automático.
Quizá la pregunta adecuada sea otra:
«¿Hemos previsto quién se va a ocupar de todo esto?»
Porque organizar un evento requiere muchas tareas. Y reconocer cuáles necesitan un apoyo específico también forma parte de una buena organización.
¿Tienes un evento próximo y necesitas ayuda con sus materiales?
En LOGIPALMA podemos estudiar la recepción, preparación y distribución de los materiales de tu actividad en Mallorca y Baleares.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de material para eventos
¿Quién debe encargarse de gestionar el material de un evento en una administración pública?
Depende de cómo se hayan distribuido las funciones y los recursos de la entidad. La recepción de mercancías, la preparación de bolsas o la organización de materiales no tienen por qué recaer en el personal administrativo. Estas tareas pueden asignarse a personal propio o incluirse en un servicio logístico contratado conforme a la normativa aplicable.
¿Se puede contratar una empresa externa para gestionar el material de un evento público?
Sí. Las administraciones públicas pueden contratar servicios de logística de eventos cuando exista una necesidad justificada y se sigan los procedimientos de contratación correspondientes, de acuerdo con la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
¿Qué materiales puede gestionar una empresa de logística para eventos?
Programas, folletos, acreditaciones, carpetas, bolsas, regalos corporativos y otros materiales promocionales. El servicio puede incluir recepción, comprobación, clasificación, almacenaje temporal, preparación de kits y distribución, según las necesidades y condiciones acordadas.
¿Se pueden preparar kits para eventos con productos de distintos proveedores?
Sí. Logipalma puede recibir materiales de diferentes proveedores y agruparlos siguiendo las instrucciones del organizador. Por ejemplo, preparar bolsas de bienvenida con programas impresos, acreditaciones y obsequios, sin necesidad de que el personal administrativo tenga que manipular cada producto.
¿Con cuánta antelación conviene organizar la logística de un evento en Mallorca?
Lo recomendable es definir las necesidades logísticas durante la planificación del evento, antes de fijar las entregas con los proveedores. El plazo dependerá del volumen de materiales, las fechas de recepción, la preparación necesaria y los destinos. Cuanto antes se identifiquen estas tareas, más fácil será asignar los recursos adecuados.
